Como otimizar o processo de tomada de decisão dentro de uma empresa?

É possível tomar decisões mais assertivas com o apoio tecnológico? Até que ponto o processo de tomada de decisão pode ser aprimorado? O olhar humano perdeu a validade?

São as perguntas que cercam o mindset de gestores de negócios. Eles sabem que decisões são cruciais e não podem errar, mas os dados têm crescido muito e está cada vez mais difícil agir sem base tecnológica.

Números, estatísticas, relatórios, gráficos e, principalmente, soluções profissionais estão no topo desse raciocínio para uma organização trabalhar com antecipação, inteligência e estratégia. Entenda!

Qual a importância do processo de tomada de decisão nas empresas?

Quando nos referimos a processo de tomada de decisão consideramos principalmente a responsabilidade de ações. Atitudes geram consequências e essas consequências precisam ser positivas para o negócio.

Vários pontos são determinantes para que o gestor tome uma escolha, desde a ineficiência de produtos, serviços, pessoal, passando por problemas em equipamentos e processos até implementações de inovações e estabelecimento de novas metas e desafios mais ousados.

Há também outras características essenciais para o sucesso das decisões e o consequente sucesso dos negócios: elas devem ser dinâmicas e contínuas. Significa que a inércia é algo prejudicial para a evolução de uma organização, por isso a capacidade de responder a mudanças precisa ser alta. Tudo isso envolve um processo de tomada de decisão eficaz.

Alguns dos principais recursos para garantir um processo excelente são:

• aplicação de inteligência emocional;
• consideração de pessoas;
• avaliação de números;
• pensamento sobre os impactos;
• proatividade.

Quais são os tipos de tomada de decisão?

Há principalmente 5 tipos de decisão que podem caracterizar a ação de gestores. A partir de agora falaremos mais detalhadamente sobre essas classificações e como elas são aplicadas. Acompanhe.

Decisão lógica

Refere-se ao uso da racionalidade na escolha. É mais objetiva e direta, sem aplicação emocional. Geralmente é empregada em decisões que contemplem matemática e resultados, logo, é menos usual nas questões humanas.

Decisão intuitiva

Combina aspectos lógicos com emoção. O instinto é um dos termos apropriados para explicar, além de experiência sobre os acontecimentos. Há ocasiões em que a urgência pede uma atitude veloz, com pouco tempo para análises estatísticas.

Também é muito usada quando o gestor abdica de soluções digitais para auxiliar na gestão de dados. Assim, ele limita o potencial da decisão confiando mais em sua perspectiva do negócio.

Decisão baseada em valores

Valores éticos, profissionais e pessoais. Isso também é fundamental para tomar uma escolha. Por meio desse tipo de processo, o gestor usa mais a espontaneidade e crença em experiências vividas para decidir.

Decisão colaborativa

Quando falamos em colaboração, referimo-nos à interação com a equipe e oportunidade de participação no processo. Isso é muito útil para enxergar a ação sob diversos pontos de vista e ter mais diversidade de pensamento para agir.

Também é uma forma de ampliar a visão e a compreensão sobre determinado problema. Muitas vezes, quem está na ponta da operação enxerga com mais clareza os efeitos e impactos de ações.

Decisão baseada em especialistas

Observar o que peritos fizeram em certos cenários também é um excelente jeito de garantir sucesso no processo de tomada de decisão. Quando o gestor não encontra a firmeza necessária e tem desconhecimento acerca do assunto, vale recorrer a esse tipo decisório.

Finalmente, é crucial ressaltar que o líder situacional representa um dos melhores estilos de aplicação de gestão, e esse perfil não engessa a decisão em um tipo específico, mas combina as técnicas de acordo com o cenário. Isso vale muito para o processo decisório ser mais eficaz, humano e inteligente.

Quais são as etapas do processo de tomada de decisão?

Bem, um conceito importante de aprimoramento da decisão é a estruturação dela em etapas. Pode parecer mais trabalhoso, mas quando consideramos atitudes que conseguem gerar ou perder milhões para um negócio, entendemos a sensibilidade de atos como esse. Por isso, vamos aos passos mais comuns para ter uma decisão assertiva.

Avalie a situação do negócio

É importante que o gestor entenda como estão os fluxos de processos, se estão ocorrendo problemas, erros e baixo desempenho ou se algo não está sendo considerado como uma oportunidade de negócio.

Documente todos os componentes classificando-os por prioridade. Pode ser que você tenha que tomar uma atitude para mudar toda gestão, ou várias atitudes para corrigir problemas isolados em determinados setores.

Reúna informações

Levante dados e informações úteis sobre os problemas. Há algum equipamento defasado? A equipe compreendeu as metas e desafios que o negócio pretende alcançar? Há números e estatísticas de meses anteriores que comprovem a necessidade de mudanças?

Nesse ponto, é preciso usar mapas mentais e ter capacidade de raciocínio, qualidade dos dados, visão institucional e análise crítica. O gestor deve coletar, organizar e interligar esses dados para que possam gerar valor para a tomada de decisão.

Identifique saídas

Comece a traçar rotas de decisão e avalie possíveis resultados. A partir da identificação mais precisa do problema, é possível conhecer decisões mais adequadas. Compartilhe as ideias com colegas e examine todos os riscos de cada decisão pensada. Alguns dos recursos mais usados nesse estágio são:

• brainstorming: “tempestade de ideias”, ou seja, um pensamento coletivo sobre as possibilidades e soluções;
• grupos de trabalho: divisão em pequenos times com a responsabilidade de pensar alternativas de decisões;
• prototipação: uma espécie de teste e validação de um projeto com meios mais rápidos e econômicos.

Defina a melhor decisão

É hora de conectar todas as informações obtidas, montar o quebra-cabeças e escolher a melhor opção. Assim, conseguirá identificar o problema, as possíveis causas e a saída mais correta para decidir.

Nesse estágio, também é importante contar com um “plano B”, ou seja, perceber uma resolução e, em caso de insucesso, ter outra alternativa de execução. Com isso, o gestor não fica restrito a apenas um caminho sem estratégias de escape.

Execute e monitore

Realize o plano de ação e acompanhe se está surtindo os efeitos desejados. Nesse ponto, o gestor precisa ser ainda mais rápido e efetivo para evitar que desvios atrapalhem a execução.

Em caso de ineficácia, é preciso aderir com urgência ao plano B a fim de evitar gastos, perda de tempo e de efeito. A partir dessa etapa, começa o famoso ciclo PDCA, que envolve planejamento, execução, acompanhamento e correção.

Como otimizar o processo de tomada de decisão?

O gestor enfrenta vários desafios no dia a dia, como volatilidade do negócio, incertezas, gestão de variados setores, gestão de ativos corporativos, integração entre as ações, dentre outras perspectivas. Para otimizar o processo decisório, ele pode recorrer à:

Ampliação da base de decisão

Por isso, é fundamental cada vez mais buscar meios de aprimoramento da decisão para obter resultados sempre positivos e melhores. Estudo e pesquisa constantes, avaliação do cenário interno e externo, além de expertise, são recursos cruciais para aperfeiçoar esse processo.

É lógico que as tecnologias digitais, como veremos mais a frente, encontram um destaque especial em decisões atuais. É impossível lidar com o grande aumento de dados gerado pela transformação digital e o uso massivo de Internet e smartphones. Nesse cenário, diversos componentes de análise foram revolucionados, como:

• jornada do consumidor;
• inovação;
• velocidade de mudanças;
• segmentação de mercado;
• cultura data driven.

Portanto, otimizar o seu processo de tomada de decisão é, acima de tudo, reconhecer tal mudança de perspectiva, atualizar-se e ainda buscar se diferenciar dos demais no jogo para manter competitividade e liderança.

Definição de índices

Outro fator estratégico é estabelecer novos índices mais desafiadores para o negócio. Isso por si só impulsiona o gestor a procurar modos mais eficazes de desempenho e performance de processos.

Nessa estratégia, utilizar KPIs (Key Performance Indicator ou Indicadores-chave de Performance, em português) é um trunfo a mais para o gestor. Por meio de tais índices, é possível aprimorar a gestão de áreas em separado e de maneira integrada.

Quais os principais métodos de tomada de decisão?

Você pode também seguir modelos, metodologias e diferentes tipos de raciocínio para implementar o melhor processo de tomada de decisão. Acompanhe agora alguns dos pontos principais nessa estruturação.

Decisão programada

Relacionada à rotina empresarial. Com base em registros anteriores e fluxos de processos, o gestor aplica ações de rotina para manter o desempenho ou aumentar a efetividade de operações.

Algumas ações são menos estratégicas e costumeiras. Nesse ponto, o gestor deve ser mais rápido e menos analítico. As aplicações são muito mais urgentes e requerem respostas imediatas.

Outro ponto da decisão programada é o preestabelecimento de ações, fazendo com que o fluxo se torne mais ágil e independente. O gestor precisa apenas monitorar para não deixar o processo em defasagem e imprimir ações rápidas de adequação, caso necessário.

Decisão não programada

Casos inesperados representam a oportunidade para esse tipo de decisão. São momentos em que não há uma resposta clara, nem registros anteriores, por isso é indispensável pensar de forma personalizada para chegar a uma solução. Alguns exemplos são:

• problemas com a saúde de um colaborador;
• atraso na entrega de um produto;
• fenômenos naturais.

Decisão semiprogramada

Nessa escolha, o gestor pode combinar os dois modelos anteriores e obter o máximo de potencial para uma boa decisão. Parte do problema é inesperado, outra já tem uma operacionalidade.

É uma decisão que envolve mais riscos e vale a pena usar a intuição e a experiência para tomar atitudes mais assertivas. O recurso de maior valor nesse caso é a tecnologia, que veremos no próximo tópico.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de tomada de decisão?

A tecnologia cresceu exponencialmente desde a transformação digital ou Indústria 4.0. Com essa evolução, o gestor teve de se adaptar e romper desafios para ser mais rápido, quantitativo e qualitativo.

Algumas inovações estão sendo especialmente importantes para aplicar o que chamamos de gestão orientada por dados. As contribuições incluem velocidade de resposta, integração automática e mais expertise. Veja agora alguns exemplos que estão na realidade do mundo dos negócios.

Business Intelligence

Business intelligence ou inteligência de negócios é uma solução profissional voltada especificamente para o auxílio à gestão. Por meio de um banco de dados, a tecnologia capta as informações e apoia de modo inteligente as decisões do gestor.

A ferramenta engloba diversas funcionalidades no sentido de personalizar o sistema para o negócio, coletar eficiente e agilmente dados internos e externos, além de permitir consultas e análises.

A solução também integra diferentes sistemas da organização, como ERP e CRM, concentrando informações e aplicando métricas mais eficientes. Algumas das funcionalidades mais importantes são:

• relatórios analíticos;
• mapas;
• painéis gráficos;
• informações detalhadas;
• gráficos;
• resumos.

Cabe ressaltar que o BI não é um tomador de decisões, mas uma ferramenta tecnológica útil para avaliar tendências, identificar insights e aprimorar o processo de tomada de decisão.

IoT

Indiretamente, o conceito de Internet das Coisas também é fundamental para digitalizar a gestão e oferecer informações valiosas para o processo de tomada de decisão.

Aspectos importantes como a mudança no relacionamento com clientes, aplicação de logística inteligente e conexão de equipamentos representam recursos vantajosos para aprimorar o processo de decisão.

Gestores podem otimizar o transporte de produtos e acelerar sistemas de entregas, aperfeiçoar campanhas de marketing, impulsionar vendas com publicidades mais segmentadas e realizar manutenções preditivas, garantindo performance de equipamentos.

Big Data

Sempre falamos em alto volume de dados. Isso é fato, e não há como o gestor explorar tais dados humanamente falando. Estamos na casa de petabytes, e os negócios conseguem alcançar milhões de clientes em um curto espaço de tempo. Um exemplo claro são as startups.

Nesse caso, ter soluções em Big Data ou em grande volume de dados, no português, é quase que uma obrigação para o gestor situar esse contexto e fazer correlações fidedignas de transações na Internet, vendas digitais, comportamento do consumidor etc. Veja agora, na prática, como isso funcionaria integrado às etapas do processo decisório:

• alcance diversas fontes para ampliar a identificação do problema;
• colete dados em quantidade e qualidade processando de forma mais rápida e obtendo o que realmente tem valor;
• identifique soluções de maneira mais eficaz;
• enxergue mais longe com as aplicações e simulando melhores práticas de execução para cada projeto.

Vale a reflexão: como seria se minha gestão fosse apenas baseada em dados? Neste artigo, você conheceu vários impactos e tipos de processo de tomada de decisão nos negócios e como isso pode ser aprimorado por meio da tecnologia.

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